Como Criar um Plano de Continuidade de Negócios Eficaz

Um plano de continuidade de negócios é representado pelos procedimentos e instruções que uma instituição sistematizada deve seguir em caso de intempérie, seja um incêndio, inundação ou ataque cibernético. Veja como criar um plano de continuidade, que dará ao seu negócio a melhor chance de sobreviver a um evento desse tipo.

O que é continuidade de negócios?

A continuidade de negócios é o planejamento de resposta avançada para lidar com uma crise ou situação difícil para que sua organização possa continuar funcionando sem interrupções. Isso se traduz em um plano de continuidade de negócios acionável que é usado para lidar com pequenas interrupções de ameaças completas. Esses eventos e ameaças podem incluir:

1. Brechas de segurança.
2. Desastres naturais.
3. Quedas de energia.
4. Saída repentina de funcionários.
5. Falhas de equipamentos.

Quando você pensa na continuidade dos negócios em termos de funções essenciais que sua empresa necessita para exercer seus trabalho com eficiência, poderá começar a mitigar e planejar riscos específicos nessas aplicações.

Tipos de Continuidade de Negócios

O gerenciamento de continuidade de negócios é o processo de planejar e lidar com ameaças e perigos potenciais à capacidade de uma organização de manter a continuidade de negócios. Esta gestão requer:

• Avaliação: a importância de diferentes funções de negócios em uma análise de impacto nos negócios.
• Criação: um plano para manter pelo menos os elementos mais críticos, apesar de uma perturbação.

Confira os tipos:

1) Operacional

A continuidade de negócios operacional significa que os sistemas e processos dos quais sua empresa depende podem continuar funcionando sem interrupções. Como esses processos são críticos para as operações de negócios, é importante ter um plano em vigor caso ocorra uma interrupção para que você possa minimizar a perda de receita.

2) Tecnológico

As organizações que dependem da tecnologia para funcionar querem garantir a integridade e a continuidade desses sistemas com a continuidade de negócios. Por exemplo, embora a funcionalidade do Google Drive não esteja sob seu controle, existem muitos sistemas internos que você deseja manter e mitigar, como talvez ter um sistema de armazenamento de arquivos offline para acessar documentos importantes.

3) Econômico

A continuidade econômica significa que sua empresa ainda pode continuar sendo lucrativa durante possíveis interrupções. Todo negócio tem seus altos e baixos, então uma coisa que você vai querer fazer é preparar sua organização – com a continuidade de negócios – para o futuro para cenários negativos que podem atingir o resultado final.

4) Força de trabalho

A continuidade de negócios da força de trabalho significa que você sempre terá pessoal suficiente e o pessoal certo para lidar com o trabalho que entra por suas portas, especialmente em tempos de crise.

5) Segurança

Nesta parte da continuidade de negócios a força de trabalho vai além do planejamento das funções certas e da contratação das pessoas certas para preenchê-las. Para que eles apareçam todos os dias e tenham um bom desempenho, eles devem se sentir seguros para fazê-lo. Isso envolve criar um ambiente de trabalho confortável e garantir que, mesmo durante uma crise, as pessoas tenham as ferramentas necessárias para ter sucesso e se sentirem apoiadas no local de trabalho.

6) Ambiental

A continuidade ambiental significa que sua equipe é capaz de operar de forma eficaz e segura em seu ambiente de trabalho. Isso pode significar considerar possíveis ameaças ao seu escritório físico ou sede e elaborar planos de ação; uma continuidade de negócios; caso esses problemas aconteçam.

7) Segurança

Você quer que seus funcionários estejam seguros. Você também deseja que seus funcionários e ativos de negócios também estejam seguros. As violações de segurança na continuidade de negócios, podem causar grandes danos às suas operações, segurança e reputação. Continuidade de negócios neste domínio significa priorizar a segurança do funcionário e a proteção de informações comerciais importantes e planos de ação se as informações forem comprometidas.

8) Reputação

A satisfação do cliente e uma boa reputação podem alimentar seu volante e resultar em aumento de receita. O outro lado dessa moeda, no entanto, é que uma reputação manchada pode causar grandes danos.

A continuidade de negócios da reputação significa monitorar continuamente as conversas sobre sua marca ou negócio, priorizando a satisfação do cliente e apresentando planos de ação para corrigir situações se sua reputação for questionada.

Como Elaborar um Plano de Continuidade de Negócios?

Esta é uma etapa do planejamento das operações que exige conhecimento, controle, determinação, critérios e assertividade. Para um plano dar certo, é preciso uma liderança ocupacional de gestão de pessoal que estará empenhado nas tarefas. Aqui estão algumas etapas:

1) Selecione uma equipe de continuidade de negócios

Primeiramente, você deve criar estratégias antes de começar a definir qualquer coisa. então, monte uma equipe de gerenciamento para ficar no comando. A dinâmica para elaborar um plano de continuidade de negócios significa que não há facilidade nas tarefas. Portanto, esse grupo deve incluir pessoas organizadas e detalhistas em algumas das funções da equipe são:

• Gerente executivo: é aquela pessoa que lidera e contorna o processo de redação. Geralmente é o elo entre os executivos da empresa e o restante da equipe de continuidade de negócios.
• Coordenador do programa: Normalmente é aquele que exerce a liderança da equipe e coordena todas as atividades relacionadas ao plano.
  • Por exemplo: orçamento e desenvolvimento de procedimentos de recuperação.
• Supervisor de informações: Esta pessoa é responsável por acessar e compartilhar dados relacionados ao plano de continuidade de negócios.

2) Crie um plano de comunicação exclusivo para a continuidade de negócios

Delibere um sistema de notificação por e-mail para manter seus funcionários e principais interessados ​​informados. Use telefone, aplicativos de mensagens de texto e mídia social para fornecer atualizações sobre seu processo de recuperação – no seu plano de continuidade de negócios – e informar a todos que você ainda está no mercado. Certifique-se de ter acesso remoto ou móvel ao site da sua empresa e às contas de mídia social para poder postar seu status operacional.

3) Identifique seus processos críticos de negócios

Os processos críticos de negócios são aqueles necessários para a sobrevivência da empresa em caso de perda de receita, interrupção do atendimento ao cliente ou danos à reputação. A aqui estão os exemplos de processos críticos para resolver em um plano de continuidade de negócios:

1. Fabricação: o que você precisa para manter sua linha de produção funcionando.
2. Finanças: como recuperar documentos importantes que contêm informações confidenciais.
3. TI: é o trabalho de integração de dados para o seu negócio.

4) Defina os recursos específicos necessários para cada processo

Depois de determinar quanto tempo um processo levará para se recuperar, você precisa descrever tudo o que precisa fazer e planejar dentro desse prazo – em seu plano de continuidade de negócios. Você pode dividi-lo em recursos internos (peças-chave em sua organização, senhas, escritório, equipamentos especiais) e recursos externos (por exemplo: consumíveis, transporte) e indicar quão disponíveis eles podem estar e por quanto tempo você precisará deles.

5) Descreva as etapas necessárias para restaurar cada processo

Se sua empresa for interrompida por uma falha de TI, incêndio, inundação ou um evento climático extremo, qual é seu plano para resolver isso? Elabore um plano de backup para cada operação chave que você possui, detalhando quem contatar, quais recursos serão necessários e quanto poderá ser necessário gastar para restaurar cada processo. isso é configurar um plano de continuidade de negócios!

6) Identifique as funções críticas e tipos de ameaças

As medidas acima são um guia para ajudar a fornecer informações sobre as áreas de seus negócios que exigem o maior grau de continuidade de negócios. Priorize as funções e ameaças de negócios que são mais críticas de acordo com:

A probabilidade de acontecer.
A extensão da perda com base no impacto.

7) Exerça avaliações de risco em cada área identificada

Defina o tempo que levará para se recuperar de uma situação crítica nessa área e quanta receita seria perdida durante esse período. Meça a probabilidade de perda de produtividade durante esse tempo dentro desse departamento e a produtividade que seria perdida para outros departamentos como resultado.

Relacione as perdas em relação aos clientes em termos de confiança das partes interessadas serão perdidas e especifique se haverá custos adicionais para resolvê-lo. Defina isso em seu plano de continuidade de negócios:

• Avalie se haverá custo de responsabilidade adicional.
• Calcule quanto custa implementar medidas de prevenção.

8) Administre a Análise de Impacto nos Negócios

Após reunir informações por meio de vários processos, é hora de reunir essas informações em um formato que reflita o negócio mais amplo. Ou seja, se uma função falha, como ela afeta outras operações? E quanto tempo geralmente leva para concluir cada função?

A análise de impacto nos negócios é uma parte importante do plano final de continuidade dos negócios. Aqui você resume seus resultados em uma comparação de custo-benefício para destacar ainda mais as prioridades.

9) Estabeleça um cronograma para atualizar as ideias

Depois de reunir os pontos acima, você terá um plano sólido de continuidade de negócios para implementar. Mas não será infalível para sempre. À medida que seu negócio evolui, a tecnologia que você usa e os relacionamentos que você usa também evoluirão. Portanto, você precisa planejar maneiras de manter as informações atualizadas. Você pode definir uma data regular para revisar todo o plano, seja anual, trimestral ou até mensal.

Como alternativa, você pode decidir que é melhor atualizar pequenos elementos do plano à medida que eles mudam. Por exemplo: se você alterar a senha em uma pasta crítica, alguém em sua organização será responsável por atualizar sua continuidade de negócios responsável pelo plano.

9) Teste o plano quanto a lacunas

Agora você deve testar seu plano imediatamente. Primeiro, entre em contato com aqueles que desempenham um papel crítico em seu plano de continuidade. Assim que eles souberem que você faz parte do plano, você executa um teste de recuperação simulado e coloca o plano em ação. Observe as lacunas que aparecem durante esse processo.

10) Revise com base em suas descobertas.

Quando acabar as finalização do teste, corrija todas as falhas que você descobriu ao longo do processo. Continue testando e implementando mudanças mesmo tornar-se completo com os resultados. No entanto, é essencial estar a par de que as mudanças nos negócios provavelmente exigirão a modernização dos planos que você possui. Diante disso, é essencial persistir testando seu direito para assegurar que ele esteja em momento com as necessidades do seu negócio. Além disso, que você esteja merecidamente pronto para qualquer tipo de crise.

Agora que você aprendeu vida sobre planos de continuidade de negócios, use essas dicas para tomar o processo e elaborar um para sua organização.

A importância de testar seu plano de continuidade de negócios

Fazer vários testes em um plano é a única maneira de realmente saber se está funcionando. Obviamente, um incidente real é um teste real e é a melhor maneira de saber se algo está funcionando. É muito mais conveniente e oferece a oportunidade de identificar lacunas e fazer melhorias. Você tem que testar um plano minuciosamente para ver se ele está completo e adequado ao propósito.

Não se contente com um cenário simples; Sempre torná-lo crível, mas desafiador. Essa é a única maneira de melhorar. Além disso, certifique-se de que as metas sejam mensuráveis ​​e alcançáveis. Fazer o mínimo necessário, só leva a um plano fraco e à falta de confiança em um incidente real. Muitas empresas testam um plano de continuidade de negócios entre duas a quatro vezes por ano.

A linha do tempo depende da natureza de sua organização, do nível de rotatividade de pessoal-chave e do número de processos de negócios e alterações de TI feitas desde a última rodada de testes. Testes comuns incluem exercícios simulados, tutoriais estruturados e simulações. As equipes de teste geralmente consistem no coordenador de recuperação e membros de cada unidade funcional.

A linha de testes de um plano de continuidade de negócios

Normalmente, um exercício de plano é realizado em uma sala de conferência, com a equipe do
examinando o plano, procurando brechas e certificando-se de que todas as unidades de negócios estejam representadas nele. Em uma abordagem estruturada, cada membro da equipe analisa detalhadamente os componentes de seu plano de continuidade de negócios, para identificar os pontos fracos.

Quaisquer deficiências devem ser corrigidas e um plano atualizado deve ser distribuído a todo o pessoal relevante. Também é uma boa ideia realizar um exercício completo de evacuação de emergência pelo menos uma vez por ano. Esse tipo de teste permite determinar se você precisa tomar medidas especiais para evacuar funcionários com deficiência.

Simular um plano de continuidade de negócios

Finalmente, os testes de simulação de desastres podem ser bastante complicados e precisam ser feitos anualmente. Para este teste, crie um ambiente que simule um desastre real, com todos os equipamentos, materiais e funcionários necessários – incluindo parceiros de negócios e fornecedores. O objetivo de uma simulação para um plano de continuidade de negócios, é determinar se você pode executar funções críticas de negócios durante o evento.

Dentro do período de cada fase dos testes do plano de continuidade de negócios, você pode adicionar novos funcionários à equipe de testes. Mais pessoas podem identificar lacunas ou erros nas informações de reconhecimento que os membros experientes da equipe podem perder.

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Continuidade de Negócios e Recuperação de Desastres

A continuidade dos negócios e a recuperação de desastres estão intimamente relacionadas. Um plano de continuidade de negócios e gerenciamento de crises pode economizar centenas de milhares de dólares para as organizações e até mesmo significar a diferença entre sobreviver às consequências comerciais de um desastre ou de um colapso. Com uma boa estratégia de continuidade de negócios e ferramentas de recuperação de desastres bem gerenciadas, as organizações têm uma chance muito maior de voltar a funcionar mais rapidamente após um desastre e continuar as operações como se nada tivesse acontecido.

Empresas sem uma estratégia de recuperação de desastres e um plano de continuidade de negócios são muito mais vulneráveis ​​a serem eliminadas por um desastre natural ou ataque cibernético. Compre um livro de planos de negócios!

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